Urupedia – Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah yang disingkat SAKIP, adalah rangkaian sistematik dari berbagai aktivitas, alat, dan prosedur yang dirancang untuk tujuan penetapan dan pengukuran, pengumpulan data, pengklasifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan kinerja pada instansi AKIpemerintah, dalam rangka pertanggungjawaban dan peningkatan kinerja instansi pemerintah.
Dalam kegiatan wawancara dengan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Diperpussip) Kabupaten Jombang melalui telepon WhatsApp beliau menceritakan informasi tentang layanan inovasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang.
Perpustakaan
Di bidang ke perpustakaan, Diperpussip Suwignyo mengungkapkan nantinya akan lebih menajamkan pada fungsi literasi masyarakat berbasis inklusi sosial masyarakat. Ini adalah upaya meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui literasi terkait dengan peningkatan sadar membaca, jadi masyarakat atau siswa tidak sekedar membaca, tetapi dari bacaan itu dapat memunculkan potensi-potensi baru.
Sehingga pembaca dapat berwiraswasta atau membangun peluang usaha, jadi sasarannya tidak hanya pada anak sekolah atau siswa tetapi juga pada kelompok organisasi serta masyarakat.
Untuk menaikkan upaya tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memancing atau memunculkan kemauan pembaca dengan bisa hadir ke perpustakaan. Dengan tujuan pembaca bisa berdiskusi setelah mereka membaca guna bisa merealisasikan keinginan maksud dan tujuan setelah mereka membaca lewat diskusi atau forum.”Dari Literasi ke Aksi”.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jombang juga mengembangkan terobosan inovasi podcast melalui sosial media. Dengan keterbatasan yang ada, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan akan terus mengoptimalkan fasilitas-fasilitas seperti itu agar bisa memberikan wawasan edukasi publikasi serta sosialisasi terhadap siswa atau masyarakat yang kurang sadar terhadap pentingnya informasi yang tepat dan juga bermanfaat.
Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga telah melakukan kegiatan besar dengan membangkitkan semangat tertib arsip. Hal itu diawali dengan pembinaan kearsipan di semua kedinasan.
“Karena arsip ialah hal yang sangat penting untuk membuktikan seperti laporan kegiatan yang sudah di laksanakan,” ujar Suwignyo.
Dengan pengarsipan yang baik pihaknya tidak perlu kuatir jika di kemudian hari membutuhkan berkas atau arsip guna sebuah keperluan pembuktian atau apapun itu. Karena hal itu telah diarsipkan dengan baik.
Pengarsipan ini mencakup semua Organisasi Pemerintah Daerah (OPD) sampai tingkatan kecamatan. Selain itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai inovasi atau terobosan paper lop, yaitu pengurangan penggunaan media kertas. Sehingga pihaknya mengimplementasikan dalam bentuk digital, dengan pelaksanaan aplikasi Srikandi per tanggal 10 November yang didalamnya dapat melakukan tanda tangan elektronik atau disebut TTE.
Dengan adanya inovasi aplikasi Srikandi, OPD bisa lebih cepat tepat akurat serta efisien. Sistem pemerintahan berbasis elektronik sudah terimplementasi di seluruh OPD termasuk kecamatan, jadi untuk saat ini pihaknya lagi melakukan penajaman (melakukan sosialisasi edukasi terhadap tranformasi manual ke digital).
Kearsipan dalam potret tersendiri guna menunjang hal tersebut, yaitu Sistem Akuntanbilitas Pegawai (SAKIP). SAKIP sendiri akan meningkatkan sistem kearsipan elektronik agar betul-betul dilaksanakan oleh semua OPD pengolahan yang benar dan tertib.
Demi terwujudnya rangkaian sistematik, berbagai aktivitas alat dan prosedur yang dirancang untuk tujuan penetapan dan pengukuran, pengumpulan data, pengklasifikasian, pengikhtisaran dan pelaporan kinerja pada instansi pemerintah dalam rangka pertanggungjawaban dan peningkatan kerja instansi pemerintah, Dinas perpustakaan dan kearsipan melakukan pembinaan kepada semua OPD sampai di tingkat kantor kecamatan dengan jadwal yang ada.
Setelah pembinaan selesai dan tuntas 100% pihaknya akan memonitoring pengawasan. Dari hasil monitoring pengawasan, pihaknya akan sampaikan ke Ibu Bupati serta tembusan ke provinsi sebagai bentuk pertanggungjawaban untuk dievaluasi guna tercapainya visi dan misi Ibu Bupati Kabupaten Jombang.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga melakukan kegiatan Pewarismart. Kegiatan ini dalam rangka untuk meningkatkan wawasan berbasis inklusi sosial masyarakat yang biasanya dilaksanakan pada hari Sabtu tahun 2023 ini. Pada hari Minggu pihaknya juga akan mulai lagi untuk menerjunkan perpustakaan keliling di giat car free day.
Seperti yang sebutkan tadi, fokus giat sadarkan literasi baca Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak hanya berfokus kepada siswa, tapi juga berupaya mendorong masyarakat atau organisasi akan paham dan sadar pentingnya membaca.
Dalam kesempatan wawancara melalui telepon WhatsApp, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menyampaikan apresiasinya terhadap hadirnya Majalah Santri yang dapat memunculkan semangat baca masyarakat agar mendapatkan informasi penting. Apalagi ditambah sedikit sentuhan teknologi seperti dikatakan juga barcode, guna tetap memfasilitasi informasi kepada siapapun yang notabenenya tidak ada waktu untuk membaca atau malas membaca.
Juga disampaikan secara pribadi majalah santri ini juga sangat multiedukatif karena pentingnya membaca untuk memperluas wawasan ilmu pengetahuan juga harus diimbangi dengan keimanan, jadi sangat pas guna mewujudkan Mabadi Khaira Ummah di Kota Jombang.
